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OA无纸办公自动化系统
信息来源:网络 作者:网络 发布日期:2016-07-25 浏览次数:1988次
电子政务内网应用系统强调的是政府内部在各类政务工作中运用先进的信息技术和管理思想,大幅度提高办事效率,提高政务工作的质量。而在政府内部,电子政务的许多目标是要通过办公自动化来实现的,离开了办公自动化,政府内部的电子政务也就失去了基础。  在我们最早开发工作流引擎的经验上,融合最新知识管理和政务协作的思想,推出新版本OA协同办公自动化系统 V5.0。新版本在保持原有系统强大实用的文档一体化(公文流转)的基础上,新增诸多功能:如支持移动办公、增强全文检索、领导辅助决策系统等,体现了工作流中每一个单元和每一个工作人员协作的过程,从而可以帮助政府单位解决知识共享和再利用的问题,提高劳动效率和信息传递速度,加强了协同办公和信息共享的能力。

1、关键技术 
  
OA协同办公自动化系统系统不是单纯选择某一群件平台,而是综合运用Internet技术,采用Web Service多层的B/S体系结构,结合关系性数据库和群件系统各自的优势来满足OA系统多方面的要求。 
  
1、基于J2EE和.AJAX技术体系,跨平台运行,支持各流行操作系统。 
 
 
2、选用了成熟关系性数据库如SQL Server、Oracle作为实现功能强大的公文流转的存储应用基础,在数据统计分析和与其它系统的衔接方面更加突出,可以加强系统的查询和综合数据处理能力,为提高办公效率和辅助决策提供有力的支持。 
  

3、在较低的成本和工作量上,基于Web Service多层分类的设计,更加容易实现与其它系统的无缝联接。 
  

4、开发一个OA系统最关键的部分不是系统的界面,也不是和数据库之间的信息交换,而是具有稳定性、易维护性和弹性的工作流。

内置的工作流引擎根据业务逻辑,参照国际工作流标准化研究组织(WFMC)的相关标准开发的符合实际需要的核心程序逻辑,还利于将来和其他工作流系统的互联。 
  
我们的软件技术体系是Browser /Server /DB三层结构,其中应用服务器提供了业务逻辑的实现,而workflow提供了一个强大的逻辑层,用以解决信息传递的逻辑判断和自动流转,使OA协同办公自动化系统能自动化地在整个政府单位中应用起来。 
 
  
另外,在业务整合中,工作流作为组合Web Service的一个重要的主要机制,对于快速创建新的、功能更强大的Web Service来说至关重要。工作流将为Web Service之间的交互提供运行方式。 
 
  
只有利用完备的工作流理论才可以实现复杂的政府行文流转过程,诸如:代签、会签件、联发文、多次收文、多次批分、转发文等。 

5、国内首家将图像扫描、压缩、各种显示、文字识别系统OCR等技术综合应用到B/S结构的档案管理、办公自动化中。

二、实现功能 
  
面向办公业务的OA系统是以公文处理、信息管理和内部事务管理为核心。华电园对众多办公业务进行认真细致地研究和分析,深入了解和研究行政信息的形成过程和机理,提供了一套真正意义上的办公系统软件。

OA协同办公自动化系统主要有公文管理、督查管理、档案管理、政务信息、内部事务、值班管理、会议管理、辅助决策、公用信息、系统管理等。

1、公文管理 

公文管理是办公系统的核心,主要包括收文管理、发文管理、收发文查询、收发文统计、签报与请示管理、档案管理接口等。 
  通过公文管理,可以实现:形成公文数据库,为整体办公系统提供基础公文数据;实现网上对文件办理过程的跟踪、督查、催办、监控,及时了解文件办理的阶段和状态;实现文电签收与公文管理结合,形成计算化的签收管理;对文件办理情况的查询、汇总、统计。 

2、督查管理 
  
对需办文件、领导交办事项和工作计划等办理、落实情况进行跟踪、督促、催办,方便领导随时掌握有关的工作情况,以进行工作的安排、指导。 

3、档案管理 
  
对档案的收集、立卷、鉴定、整理、保管、统计、利用、检索、编研、销毁等各环节的工作进行统筹管理,实现对文书、科技、财会、实物、声像、照片等档案的信息一体化管理,全面提高档案管理水平和档案信息资源的开发利用能力。 
  
4、政务信息管理 

主要是完成政务信息的报送、接受、发布,政务期刊(简报刊物)的生成编辑等。

5、内部事务 
  
内部事务处理主要围绕内部的日常办公事务处理,包括个人日程计划、领导日程安排、车辆管理、信访管理、办公用品管理、人事工资管理、后勤管理等,其中人事工资管理、后勤管理以及财务财产管理等某些部门经常涉及到的日常事务工作,很多单位已经拥有了应用软件,可以把它们整合入办公系统,更加方便的工作。

6、值班管理 
  
完成对上级单位和本部门的值班汇报,提交相关领导的计划、日程以及值班信息的接收。

7、会议管理 
  
实现对办会情况的管理,方便随时掌握办会情况,便于工作安排。 

8、辅助决策系统 
  
围绕某项决策而收集大量的与此相关的信息,利用科学的决策方法,为领导层决策提供必要的专业化、智能化、个性化的信息服务,辅助宏观决策、指挥、管理的子系统。


9、公共信息 
  
包括各类新闻、公告,公共论坛,电子公告,各部门信息公布,内部信息、刊物、报纸,通讯录,其他信息服务等。

10、系统管理 

  在安全支撑平台的基础上,结合应用支撑平台,对所有应用软件实现统一与分层次的系统管理,完成子系统建立与维护、绘制模板、报表编制、编制子系统之间的关系、描述界面布局,实现对角色、单位、用户、代码、栏目的管理。

11、公文管理

公文一般分为收文(外来公文)和发文(自制公文)两大类,公文管理的功能包括:收文登记/发文起草、收文转发/发文转发、校对公文、公文审核、退回处理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。

12、公文流转

公文的流转基于灵活的流程定义,主要实现的功能包括: 

1.用户可自定义审批流程 

2.在公文流转过程中,可以根据办事需要,将公文内容转交,不记录流程;主要功能有: 
3.流程跟踪功能 
4.自动催办功能 
5.支持短消息提醒跟踪 
6.实现全过程记录,痕迹保留 
7.可以通过电子邮件方式分发文件  
8.拥有公文处理人员的代办机制,解决人员暂时不在岗时,公文也能及时处理的问题  
9.在任意一个流转过程中的任意一个环节,都可以添加意见和修改文稿内容
10.公文管理中,可以对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺 

11.支持标准格式的公文打印。

13、公文的编辑

系统可以封装Office应用软件功能,用户可以在线对公文文档进行编辑和保存,提供的功能有: 
Office软件的所有编辑功能,如复制、粘帖、对齐等,可插入图片、表格、批注。 
具有原文修改功能,并保留修改人、修改时间等痕迹。 具有红头文件和加盖电子公章功能。 公文在流转中提交前均有文件预览功能

14、收文管理

收文管理包括来文登记、批办、批示、传阅、归档等处理。系统可以对流转过程进行监督。从收文(进行电子扫描)、拟办、核办、业务部门处理及各直属单位处理、领导批示至归档,各流程都要能提供打印功能。 
收文管理从功能上划分出子模块: 收文登记 公文处理 流程跟踪 

15、发文管理

发文管理包括发文拟稿、核稿、会稿、批示、编号登记等处理。系统可以对流转过程进行监督。 
发文管理从功能上划分出以下子模块: 发文拟稿 公文处理 流程跟踪

16、督办管理

催办管理系统是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应,以解决应急事务的全过程处理和控制,确保在限定的时间内完成任务。系统具有自动催办功能,对于超过办理期限或需特殊办理的公文,可以进行发送催办通知、邮件等功能实现。对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。

17、立卷归档

无论是收文或者发文,文件办理完毕后都需要进行归档,通过与系统文档管理的连接,对于已完成流转办理的公文,可以进行相应的归档。归档后的公文在档案管理中能进行查询立卷等操作。 
文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档,选择已经著录的案卷进行归档。

18、个性化办公

个性化办公为用户提供有效管理个人相关事务的功能。 个性化办公包括电子邮件、个人通讯录、个人日程安排、待办事宜、外出登记、文件到达提醒、短信息提醒、在线联络等功能模块。个性化办公的各个功能,可以灵活配置,给使用者提供最大的方便。

19、电子邮件

邮件系统可用于单位内部外部,每个用户可以拥有一个电子信箱,可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件;用户拥有树状的邮箱目录;可结合通讯录来选择邮件地址,实现单发或者群发邮件。

20、个人通讯录

每个用户可以管理自己的通讯录的信息,系统中还可保留公用通讯录的信息。用户可以通过多种查找方式,查找个人通讯录和公共通讯录的内容。

21、个人日程安排 

每个用户可以对自己的日程进行管理,实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。 
用户可以通过日历的视图,方便的设置日程内容,设置日程类型。对于需要提醒的日程,系统通过提醒功能通知用户。 
系统还提供日程查询的功能,可以通过组合条件查询已设置的日程。

22、待办事宜

待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分,实现收文系统、发文系统、业务受理等信息的传递,通过统一的窗口,给使用者展示所有需处理工作的列表,便于使用者掌握自己所有的工作。

23、 外出登记

用户离开办公区域时,可以进行外出登记,记录离开时间、事由、预计返回时间、联系方式等,可以供其它用户了解其动向。同时,提供返回登记,也即取消外出的登记。

24、提醒功能

系统提供了多种方式的提醒功能,如果滚动方式的提醒区、弹出窗口式的提醒等。 
系统可以进行日常按时提示、备忘提示等功能。用户可以自行设置提醒能容,也可以从日程安排中设置。 
系统还可以根据设置自动进行文件到达的提醒、短消息提醒等。

25、在线联络

系统提供了在线联络的工具,用户之间可以通过在线联络的工具进行工作交流。 
通过在线联络工具,用户可以给其他用户发送在线消息,也可以实时接收其他用户发来的消息,即使接收方不在线的情况下,消息也可以被发送,当接收方一登录OA系统,就可以收到发来的消息。利用在线联络,方便了不在同一地点办公的人员之间的联系。

26、专项管理

主要包括日常办公中,各种行政事务或特殊业务的管理,包括信访管理、会议管理、领导日程安排、车辆管理、人事信息、物品管理、接待管理、外出情况查询等。

27、会议管理

会议管理包括从会议计划的制定、会议通知发送到会议召开后的会议记录整理的全过程,主要包括会议议题、会议安排、会议通知、会议纪要等功能。
本系统以工作流方式把会议管理从会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理。会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后,可将此会议通知发送给所有与会人员,系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时,系统将会自动提醒每一位与会者参加会议。

会议室管理 

维护会议室的基本信息,包括会议是地点、大小等。用户在会议安排的时候,可以查看会议室的使用情况。 
 

会议安排

从会议计划、会议审批到会议通知,均以流程控制,系统自动将审批工作发送给相关人员,协同完成会议的安排。 

会议计划          
会议审批          
会议通知          
会议统计          
会议查询          
会议纪要 
相关人员可整理每次会议,对于各类会议精神、决议的登记,相关文件的上传管理。可以使单位会议管理井井有条,便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。

会议查询 


根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录,查看会议的纪要等,便于对会议执行情况的跟踪管理。

28、领导日程安排

相关人员协助安排领导或特定人员的日程。 
领导日程安排的功能和个人日程安排类似,只是安排的对象不同。领导日程安排实现对领导或特定人员日程的安排、提示备忘等功能。目的在于协调工作安排、进行工作提醒。

29、车辆管理

管理车辆基本信息,管理车辆使用的整个过程,从车辆的申请、审批、通知等进行统一管理。车辆管理的流程也是可以通过流程自定义来进行统一设置和规范。 
主要的功能包括:          
车辆基本信息管理          
用车申请          
用车审批          
用车情况管理

30、人事管理

系统可以管理单位员工的人事信息,上传员工的照片,可以通过组合条件查询员工的人事信息。员工的人事基本信息,包括部门、姓名、性别、民族、出生日期、政治面貌、职称、职务、学历、毕业院校、工作经历、备注等,上传照片的路径。 
用户可以通过部门、姓名、政治面貌、学历等查询条件,查询员工的人事信息。有些人事信息是保密的,只有人事部门能看,即人事信息只有人事部及相关领导有才有查看权限。

31、物品管理

系统可以管理固定资产、办公用品、图书资料的信息,系统记录各种物品的名称、类别、编号、所属部门、购买时间、备注等。 
系统同时对物品的使用情况进行登记,包括领用人、领用时间、责任人、归还时间等。  系统可以通过组合条件查询出物品当前的使用情况和历史使用情况。 

32、接待管理  


系统提供对来宾接待情况进行相应的登记管理,可以登记来宾的情况、事由、接待时间等,并可以通过组合条件查询来宾接待情况的历史信息。 


33、外出情况查询  


系统根据个性化办公中的外出登记,为各级负责人提供外出情况查询。负责人可以查询自己下属职工的在岗信息,了解职工工作情况,为领导掌握下属工作提供方便。 


34、公共信息  


公共信息是对公共信息的集中管理,并且向用户提供共享信息服务,主要包括电子公告、共享文件、网上论坛、电子刊物、大事记、领导信箱、公用通讯录、规章制度、政策法规、常用信息、常用软件更新等几个部分。 


35、电子公告 


用于发布单位的公共信息如局内新闻、他局动态、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目,供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。 

共享文件  

系统可以将一些可共享的文件组织起来,供工作人员方便快捷的查询利用或者下载,免去了资料查找的繁琐过程,提高工作效率和文件的利用率。  可共享的文件主要包括:

           正规文件:历年编医保局发文号的文件;
           其他文书:历年各部门定制的内部业务操作口径、问答、指南等资料;
           信息资料:历年计划总结(季、年)、专报、简报、医保研究、会议纪要等资料;
           大事记:历年局及各直属单位大事记;
          局内新闻:当前各部门工作动态;
           他局动态:劳保局、卫生局、药监局、民政局、市总工会等相关单位发送我局的信息资料摘编;
           文献检索:购买相关文献检索光盘载入系统,如国家有关法规、政策,医保相关资料等;
           视频、音频:历年医保工作大会市领导讲话录音、相关宣传电视片、其他视频音频等。 

36、网上论坛

网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题,促进解决问题,加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,用户可在各版面提出话题参与讨论;论坛区和版面由论坛管理员管理;每个版面可由管理员设置版主,负责对该版文章的管理。 
37、电子刊物

电子刊物提供给职工一个快速了解局内事务和相关行业动态的窗口。  电子刊物采编人员在系统中选择重点信息,产生电子刊物采编稿,添加在办公系统的待发表的电子刊物中,每一期电子刊物发表后,可供员工阅读。  用户还可以根据电子刊物的标题或者文章的标题,以及文章的时间、作者等信息对刊物和刊物中的文章进行查询。 

37、大事记  

大事记记录单位历年来发生的各类事件,授权专人维护,其他员工只能查看。

38、领导信箱 

领导信箱是开设一个专用信箱,用来收集用户提出意见或建议。类似于网上论坛,用户可以发表意见或建议,通过本信箱系统直接传递给系统设置的领导人员,领导人员公开回复,供员工方便的查看。 

39、公用通讯录  

类似于个人通讯录,有通讯录管理功能和通讯录查找功能,只是这里维护的通讯录内容是所有用户可以公用的。 

40、规章制度  

规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度,信息内容由专人录入,供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式,其他员工只能查看。

41、政策法规  

政策法规系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策,信息内容由专人录入,供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式,其他员工只能查看。 

42、常用信息  

为了便于用户的日常工作,系统设计还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区号、长途区号等查询管理功能。
系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置,方便日常工作中迅速准确的连接。

43、常用软件下载

系统可以提供常用软件的下载的功能,管理人员可以在下载列表放入常用的软件,工作人员可以随时下载系统下载列表中的软件,如图片处理工具、视频播放工具、杀毒软件、最新病毒库等,免去了工作人员在网上查找、下载软件的时间和精力,提高工作效率。

44、系统管理

系统管理是为保证整个办公系统正常运行所设置,管理的范围包括部门及人员管理、用户权限管理、公文模板制作、工作流定义、对外信息发布管理、基础信息维护、系统日志等。以达到配置系统和改变工作流程可适应各种不同应用环境的目的。

45、机构及人员管理

机构管理 

添加、修改机构信息,设定单位树状组织结构。
岗位管理 


在选定的机构中添加、修改岗位信息,一个机构中可以有多个岗位。

人员管理

在选定的机构中添加、修改人员信息,一个机构中可以有多个人员。

46、用户权限管理

系统中的用户岗位可以自由定义。在给用户分配岗位时可以与实际情况一一对应,也可以给用户对应一个或多个已定义好的岗位。 
系统中的权限已经预定义好,包括公文处理类权限(如添加文件、修改文件、否决、处理意见等)和系统功能类权限(如案卷立卷、公文处理、电子公告、车辆管理等)。 

权限管理  
         

公文处理类权限管理 
给岗位分配该岗位的公文处理权限,从所有的公文处理权限中选出该岗位的权限。

系统功能类权限管理

给每个岗位分配该岗位的功能权限,从所有的功能权限中选出该岗位的权限。 
         
用户权限的授权 
有特殊权限的用户(如各科室领导及中心主任等),可以对其他下属人员进行授权,被授权人将得到相应的权限进行相关操作,同时可以取消该人的权限。

47、电子印章管理 

管理公文审批流程中,需要用到的电子公章和电子手写签名。电子公章或者手写签名通过图片的方式由使用者保存在系统中并设置调用密码。调用时必须先通过密码的验证才能显示出正确的图片。

48、公文模板制作

办公系统的公文大都有固定的格式,系统可以预先设置好公文的模板,公文处理前的拟稿过程中,可以根据公文的类型套用固定格式的电子文档,如会议通知、车辆申请等;红头文件也可现制作好,发文时调用电子版的红头文件直接填写内容即可。

49、工作流定义

工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。 
系统内部各种工作流转的工作流程可以由用户根据实际情况自行定义。通过流程设置,可以将单位日常办公管理中的管理流程在系统中得到完整体现。实现各种文件、请示、报告的流转自动化。极大提高了工作效率,同时也强化了办公工作的规范性。
工作流定义
流程分类
办公系统中的很多功能都是工作流,本系统中将工作流分类,包括收文流程、发文流程、会议申请流程、用车申请流程,以及各科室的工作业务流程等。工作流定义分类进行,每一类流程中可以定义多个流程,流程发起者可以选择通过那种流程处理业务。
          操作管理  管理每一类流程中的操作,也就是某一步骤需要进行的处理。每一个操作可以包括多个公文处理权限,拥有这些权限的用户进行该步操作时,就可以进行相应的处理工作。  
流程定义

定义具体的工作流程,可以添加、修改、删除步骤,设置每个步骤的操作、执行人。其中,操作来自操作管理中定义的操作,执行人可以是某个岗位,也可以是具体人员。如果执行人是具体人员,可以为具体人员设置代办人员,具体处理时,由前一步的操作人员指定具体处理人员;如果执行人是一个岗位,则系统会自动将工作分配给隶属于岗位的某个人员。

50、基础信息维护

系统提供方便简单的编辑界面,使用户可以对系统运行中的基础数据进行初始化设置和更改。如办公系统中各种文档的类型、任务类型等。更改的信息将即时的在系统中展现出来,做到各种参数的灵活设置。
用户通过数据字典管理,可以方便的对规则、代码等进行业务逻辑上的变更,而不需要直接面对数据库。

51、系统日志

系统可以对所有的系统操作记录日志、保留痕迹。可以通过记录在系统中各种操作的日志查询了解用户和管理人员的行为,查出和解决安全隐患,或进行服务内容的改进。  日志的管理主要包括:
          日志查询/统计
          日志导入/导出

52、系统特点


本系统全面支持J2EE标准,支持各种跨平台应用,全面实现可视化设计、基于构件自动生成应用的功能,即二次开发人员只需使用此平台将工作流程通过所见即所得得设计工具绘制出来,并发布到服务系统中,则系统会根据绘制的工作流程通过组合构件自动形成应用系统。从而使二次开发人员或用户可自行修改和定制工作流程,自由定义各种文件表格打印格式、以适应任何单位,任何时期的不同需要。具有需求准确、易维护、开发周期短、生命周期长以及有较强扩展性的特点。 
全面支持浏览器方式,与Internet无缝链接、减少系统客户端的维护量,易于系统的推广和维护。 

控制文件流转过程中总体时间,统计考核各环节完成时间,完成率统计。 
界面友好,图形化用户界面、界面风格统一、简明清晰。支持手写及语音输入等各种外设。 
严格的权限管理充分利用操作系统强大的安全机制,通过利用服务器、数据库、视图、表单、操作、角色等,可以实现功能权限与数据权限的分离,对人员的控制精确到每一个文档,通过对文件保留版本,从而在办公系统软件开发的领域达到了领先的水平,使的办公系统功能更加完备。在文件形成过程中,任何修改均记录在案,并以不同颜色显示不同人的修改,自动记录当前修改人员的修改时间和修改人。 
详细的文档流转的日志记录。 
支持移动办公,支持数据的双向复制,支持移动用户、远程用户离线工作。 
方便的检索、统计,用户可进行全文检索,也可设定条件进行查询统计。